会议成本计算器 — 你的会议到底花了多少钱
根据参会人数、薪资、时长和频率，算出一次会议和一年会议的成本，还有可以在开会时实时运行的计费器。
开会时共享屏幕并让计费器一直运行。这是最快让大家遵守议程的办法。
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这款免费的会议成本计算器会给会议标上一个金额：谁参加、薪资多少、开多久、多久开一次。它会显示一次会议的成本、一年会议的总成本，以及缩短 25% 能节省多少，还有一个实时计费器，在真实会议进行时不断累加花掉的钱。只要共享一次屏幕，议程自然就紧凑了。
一个 7 个人、每周一次、每次一小时的会议，按普通薪资计算，再算上福利、管理费用和准备时间，每年要花掉公司大约四万到六万美元。这样一笔开支如果单独列出来，没人会批准，可它却在大多数人的日历里存在着，无人质疑。这个数字不是反对开会的理由，而是让你弄清哪些会议值这个价，并问一问：那个例行的进度同步会，是不是其实一份文档就能解决？
使用方法
- 按组添加参会人：职位、人数，以及年薪或时薪。一个会议通常两三组就够了。
- 设置时长和重复频率。勾选“全成本”可计入福利、雇主税费和管理费用（约在薪资基础上增加 30%）。
- 添加每人的准备和切换工作状态的分钟数；10 分钟是比较保守的默认值。
- 查看单次会议和每年的成本，以及缩短四分之一能节省多少。
- 在真实会议中，点击实时计费器上的“开始”，并共享你的屏幕。
常见问题
如何根据年薪计算每小时成本？
年薪除以 2,080 小时（52 周 × 40 小时）。开启“全成本”后，这个数字会乘以 1.3，以涵盖福利、雇主承担的工资税、办公场地和设备；北美雇主的常见范围是 1.25 到 1.4。对于外包人员，可以把该组切换为按小时计费。
为什么要计入准备时间？
因为 30 分钟的会议从来都不只 30 分钟。大家会提前几分钟停下手头的工作、准备材料，会后还要花时间重新进入专注状态。每人 10 分钟算是保守的；关于任务切换的研究表明实际更多。如果只想看会议本身的成本，可以设为零。
年度数字靠谱吗？
它假设会议每次都按时召开、所有人都出席，这会略有高估；同时它没有计入这些时间本可以创造的价值（机会成本），这部分的低估更多。请把它当作一个数量级，用来判断一个会议是否值得占用这段时间已经足够。
会议成本太高该怎么办？
先问问它是为了产出什么决策或成果而存在的。如果答案是“同步进度”，就改用书面更新，只保留一个更短的会议来做决策。参会人只保留做决定或负责执行的人，其他人看会议纪要即可。把默认时长减半：25 分钟会逼着大家准备议程。另外，每季度检查一次例会；大多数例会的存在理由早就过期了。
AI 能取代一部分会议吗？
同步进度的那类会议往往可以。一个能读取项目工具并起草每周总结、根据文档回答“X 进展到哪了”、并标出真正需要决策之处的智能体，能让相当一部分例会失去存在的理由。在决定自动总结是否有帮助之前，先算算这些会议花了多少时间。
值得其成本的会议
当一个会议能产出无法异步产出的东西时，它才值这个价：需要权衡取舍的决策、谈判、设计研讨、艰难的谈话。如果它的产出只是本可以写下来的信息，那就不值。检验方法很简单：会议的结果能不能是一份文档？如果能，就写文档，取消会议。
低成本的改进办法
默认时长设为 25 分钟和 50 分钟，而不是 30 分钟和 60 分钟。在邀请中写明议程和需要做出的决定；没有议程，就不开会。只是来旁听的人设为可选参加，会后把纪要发给他们。决定做完就散会，而不是等日历上的时段结束。另外，在一个感觉太长的会议上运行一次实时计费器——它比任何制度都更有说服力。
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